Tom Van Herck Consultancy

30-11-2010 - Het eindejaar nadert. En heel wat zelfstandigen gaan dan op zoek naar manieren om fiscaal te optimaliseren. Als u in een vennootschap zit, keert u zich als zaakvoerder best maandelijks een loon uit. De hoogte van dat loon is te bepalen in functie van uw situatie. Maar u kunt uw inkomen privé ook aanvullen met een forfaitaire onkostenvergoeding.

Waarom een forfaitaire onkostenvergoeding?

Een loon uitkeren is één van de duurste vormen om geld over te hevelen van uw vennootschap naar uw privé. Bij een onkostenvergoeding liggen de kaarten anders. Die is 100% aftrekbaar in uw vennootschap en u betaalt er privé geen belastingen en sociale bijdragen op. Er zijn wel een aantal spelregels. Hieronder enkele tips voor het werken met zo'n vergoeding.

Vijf tips voor het werken met een onkostenvergoeding

• Maak een overzicht en zorg voor een correcte administratie
  De vergoeding moet ergens op gebaseerd zijn. Bewaar gedurende minimum 3 maanden alle bonnetjes van parkeerkosten, openbaar vervoer, carwash, kleine geschenken zoals bloemen, bureaumateriaal dat u thuis gebruikt, etc. Kortom kosten waar u niet altijd een factuur voor krijgt. Daar maakt u een overzicht van dat bruikbaar is als bewijsmateriaal bij een fiscale controle.
  
  
• Hou het redelijk
  Welk bedrag u kunt uitkeren als onkostenvergoeding is afhankelijk van uw situatie. Overdrijven is alleszins uit den boze. Gemiddeld genomen is 200,00 euro per maand aanvaardbaar. In functie van uw sector en beroep kan het bedrag iets hoger of lager zijn.
  
  
• Geen twee keer langs de kassa
  Een onkostenvergoeding is specifiek voor kleine uitgaven waar u niet altijd een boekhoudkundig document zoals een factuur voor krijgt. Dezelfde kosten toch nog met facturen in uw boekhouding verwerken, is af te raden.
  
  
• Keer uit op regelmatige basis
  Vaak wordt een onkostenvergoeding op het einde van het boekjaar in rekening-courant van de zaakvoerder geboekt. Meestal in functie van de winst in de vennootschap. U verkleint het risico van fiscale discussies als u het bedrag effectief maandelijks overschrijft naar uw privé-rekening. Zo doet u ook privé aan vermogensopbouw.
  
  
• Vervul de nodige formaliteiten
  Maak op uw loonfiche (fiche 281.20) melding van de 'Kosten eigen aan de vennootschap'. Wanneer u dit niet doet riskeert u bij controle een aanslag geheime commissielonen. En die bedraagt 309% op de uitgekeerde vergoedingen.

Tip: naast een algemene forfaitaire onkostenvergoeding zijn er ook specifieke vergoedingen. Bijvoorbeeld voor maaltijden buitenshuis. Dergelijke binnenlandse reisvergoedingen zijn vooral toepasbaar als u regelmatig op de baan bent. Bespreek dit met uw adviseur of boekhouder.

Heeft u behoefte aan advies of begeleiding? Neem gerust contact met mij op en ik help u graag verder.

Pm. Eind december ga ik verhuizen. Vanaf 1 januari 2011 is mijn adres Merelstraat 50 - 3630 Maasmechelen.